أعزاءنا القراء، يطيب لنا أن نواصل معكم التحليق في ميدان الكتابة الوظيفية، وفي يومنا هذا نوافيكم عبر موقعنا “نموذج” بمقال عن: كتابة مذكرة داخلية.
تناولنا فيه أهمية المذكرة الداخلية، والخطوات النظرية التي لا بد من اتباعها عند كتابة مذكرة داخلية، والنصائح والاعتبارات والمعايير التي لا بد من الأخذ بها عند كتابة هذه المذكرة، وعززنا المقال بنماذج تطبيقية شارحة.
بإمكانكم أن تثقوا بنا تمام الثقة بأننا الأفضل، والأسرع في تسليم الخدمة، والأكثر تفهمًا لأوضاعكم، فلا تفوتكم فرصة الحصول على معاريضنا الاحترافية بشكل مدهش، وبأسعار تنافسية، وجودة أفضل.
وللحصول على الخدمات الكتابية المختلفة يمكنك طلب الخدمة مباشرة من خلال التواصل معنا عبر هذا الرقم: (0537766633)
قراءنا الأماجد، مرحبًا بكم وإليكم مقال بعنوان: كتابة مذكرة داخلية:
جدول المحتويات
كتابة مذكرة داخلية
تعتبر كتابة مذكرة داخلية من أهم أنواع المذكرات التي ليست بحاجة إلى تصرف سريع؛ حيث إن الإجابة على السؤال الذي تجيب عنه المذكرة هو ان العبارات التي أوردتها صحيحة، وهذا الأمر يدفعنا إلى القول بأن المذكرة الداخلية تعتبر أحد فنون الكتابة الوظيفية، والتي في العادة يتم استخدامها لجمع المعلومات عن موضوع معين، وتقديم لمحة عنه، وعن خطة وسير العمل، وأهم التفاصيل؛ حيث إنه بعد الاطلاع على تفاصيل هذه المذكرة يكون على إطلاع شامل بموضوعها بشكل كامل، وعلى بينةٍ بأهم التفاصيل التي تتعلق بسبب كتابتها والظروف التي أدت إلى ذلك، وكثيرًا ما يقوم الموظفين بإرسالها إلى رؤساء العمل؛ بهدف إحاطتهم بمجموعة من التفاصيل والمعلومات التي تتعلق بشكل مباشر بمشروع ما سواء أكان منجزًا أم غير ذلك.
وتختلف أنواع المذكرات الداخلية من حيث اختلاف أغراضها وأهدافها، والجهة المقدمة لها، ومن أبرز أنواع تلك المذكرات نشير إلى مذكرة التهنئة أو الشكر التب تعتبر من أهم أنواع المذكرات الداخلية التي يتم تقديمها للثناء على منجز معين قام به شخص، ويستحق التكريم والإشادة.
كذلك مذكرة الاستفسار التي تكون كتابتها في العادة بخصوص الاستفسار عن معلومة مجهولة لخطة وطريقة العمل التي تتعلق بموضوع معين، فضلًا عن مذكرة الإحاطة التي يتم إرسالها لغرض توجيه الأنظار إلى نقطة معينة في موضوع معين بحاجة إلى تفسير.
وأخيرًا مذكرة المعلومات وهي النوع الرابع والأخير من أنواع المذكرات الداخلية، والتي يتم فيها تزويد الأشخاص بمجموعة من المعلومات اللازم معرفتها عن سير العمل في مشروع معين تقوم به الدولة أو أحد مؤسسات القطاع الخاص.
ومما تتميز به المذكرة الداخلية، أنها تتصف بالتدقيق السريع للمعلومات، تتضمن نبذة مختصرة وسريعة وموجزة، كما أنها لا تتضمن سردًا في التفاصيل، وأنه من الممكن القيام بعملية حفظها والرجوع إليها عند الضرورة، ولا تحتاج إلى وقت سريع لإنجازها.
كتابة مذكرة داخلية تربية مهنية
وهنا لا بد من أن نتطرق إلى كتابة مذكرة داخلية تربية مهنية؛ حيث إن هذا الأمر يعتبر أمرًا يجب تدريب الطلاب عليه؛ فالمذكرات الداخلية بخصوص هذا التربية المهنية شأنها شأن التقارير والخطابات التي تعدُّ من أهم الإجراءات الإدارية في المؤسسات.
وتكمن أهمية هذا التدريب في إطار العمل على تقليل الفجوة بين المناهج الدراسية، ومتطلبات سوق العمل، وقد بدأت بعض المناهج الدراسية تتولى هذه المسؤولية بالفعل، وجعلت هذا الأمر جزءًا من بعض مقرراتها؛ حيث إن هذه المذكرة تم إدراجها في مناهج التعليم في المملكة العربية السعودية في الصفوف الأول والثالث الثانوي، وتحديدًا في مادة التربية المهنية؛ وذلك إيمانًا من وزارة التعليم بمفهوم إعداد الكوادر المستعدة والمهيأة إلى سوق العمل.
وفيما يأتي نضع بين يديكم مجموعة القواعد التي لا بد من اتباعها عند كتابة مذكرة داخلية تربية مهنية، وتتلخص في النقاط الآتية:
- لا بد في أول الأمر من مرحلة التخطيط التي تعتبر القاعدة الأولى والأهم في كتابة المذكرة الداخلية؛ لأنه يُبنى عليها بقية الخطوات، ويتم التخطيط من خلال القيام بعملية جمع المعلومات التي تتعلق بالموضوع الذي تود المذكرة ان تتناوله.
- القيام بعملية تصنيف المذكرة الداخلية، أي القيام بعملية تحديد نوعها، هل هي استفسارية، أم معلوماتية، أم شكر وتهنئة، أم إحاطة؟
- القيام بتحديد التاريخ الذي تم تدوين المذكرة فيه، والذي لا بد أن يتم تدوينه باليوم والشهر والسنة.
- الإشارة إلى الموضوع الذي ترغب المذكرة القيام بمعالجته.
- تحديد الجهة المختصة باستقبال المذكرة.
- الإشارة إلى الغرض والهدف من وراء كتابة المذكرة.
- شرح وتوضيح مضمون المذكرة بشكل دقيق ومختصر.
- تدقيق ومراجعة المذكرة من خلال التأكد من خلو الأخطاء النحوية واللغوية والإملائية، وكذلك التأكد من احتواء المذكرة على كافة التفاصيل التي لا بد أن تتضمنها المذكرة.
- لا بد من القيام بعملية تذييل المذكرة الداخلية بالتوقيع والختم.
كتابة مذكرة داخلية لمدير المدرسة
عند كتابة مذكرة داخلية لمدير المدرسة فإن هذا الأمر يكون لغرض استخدامه إما لاطلاع المدير على شأن ما من شؤون المدرسة أو الطلاب، وإما من أجل شكره أو إخباره بشيء مستجد.
وتتميز كتابة مذكرة داخلية بأنها تتخذ طابعًا جادًا مختصرًا ويسهم في إيضاح المعلومة بشكل سلس وجذاب دون إطناب ولا إسهاب أو التخبط في تفاصيل لا أهمية ولا قيمة لها من قريب أو بعيد.
وتساعد هذه المذكرة على التواصل المباشر مع مدير المدرسة؛ حيث إن هذا الأمر لا يكون ممكنًا في بعض الأوقات مما يجعل الشخص صاحب المذكرة يقوم بتوجيهها إلى المدير من خلال السكرتارية أو من خلال البريد الوارد؛ بسبب الأعباء الإدارية والإشرافية للمدير، وقد يصعب التواصل لأكثر من مرة في حالة أن كان الشخص بعيدًا كأن يكون وكيل وزارة أو مشرف تربوي وهكذا، وبالتالي فغن تقديم هذا النوع من المذكرات الداخلية يفيد بشكل كبير في معالجة العديد من الظروف والإشكاليات التي تُسهم بشكل كبير في الاستجابة إلى ذلك.
وعليه فإنه يجب القيام بإرسال المعلومة في مذكرة رسمية داخلية يمكن العمل على توثيقها وختمها إن أمكن؛ وذلك تجنبًا للمساءلة القانونية في بعض الحالات التي تتطلب إثباتًا أنه تم تنبيه المدير فيها.
ولا بد أن يكون شكل المذكرة الداخلية من هذا النوع مقتضبًا دون إخلال بالمعنى، وألا يكون به أي استرسال دون تحقيق الفائدة المرجوة، ويجب أن تكون هذه المذكرة مختصرة وموجزة، وتسهم في تقديم المعلومة بشكل مباشر، وفيما يلي نوضح لكم كيفية كتابة مذكرة داخلية لمدير المدرسة، وذلك من خلال ما يأتي:
- البدء في أول الأمر بكتابة اسم الدولة، ثم اسم الإدارة التعليمية التي تتبع لها المدرسة، ثم الإشارة إلى اسم المدرسة.
- الإشارة إلى طرفي المذكرة في أعلى الصفحة، وهما: الجهة المرسلة، والمرسل إليه.
- القيام بعملية كتابة موضوع الخطاب في البيانات التعريفية أعلى صفحة المذكرة؛ لتسهيل المسألة المتعلقة بعملية فرز الخطابات على المدير؛ بسبب تلقي المدير أحيانًا كمًا كبيرًا من المذكرات والخطابات التي تتعدد في أغراضها وأهدافها.
- الدخول في المحتوى الخاص بالمذكرة الداخلية بشكل رسمي، وتعليل المعلومة بالأسباب التي أدت إلى تحريرها، أو توضيح نتائجها إن وجدت.
- يمكن القيام بإضافة مجموعة مقترحات في المذكرة المُقدمة.
- لا بد من التزام التهذيب بشكل أنيق وراقي.
- كتابة المذكرة باللغة العربية الفصحى في المذكرة، والحرص على خلوها من كافة الأخطاء الإملائية والنحوية واللغوية.
- لا بد من القيام بكتابة المذكرة بشكل إلكتروني ثم طباعتها والقيام بختمها والتوقيع عليها يدويًا.
ومما يجدر ذكره والإشارة إليه أن هناك أربع حالات يمكن كتابة مذكرة داخلية من أجلها، وهي إما لإحاطته علمًا بأمر ما، أو ذكر معلومة مهمة، أو إرسال مذكرة استفسارية عن أمر معين، أو تقديم شكر إلى تلك الجهة.
كتابة مذكرة داخلية عن تفعيل النشاطات داخل المدرسة
اهتمت وزارة التعليم السعودية بالنشاطات المدرسية، الأمر الذي أدى إلى اتساع رقعتها، وذلك استجابة لذلك الاهتمام الكبير، ويمكن اتباع مجموعة من الخطوات النظرية عند كتابة مذكرة داخلية عن تفعيل النشاطات داخل المدرسة، وتتلخص تلك الخطوات فيما يأتي:
- إن المذكرة من هذا النوع في العادة يتم تقديمها إلى المدير؛ فهو الشخص المسؤول عن منح الإذن بمباشرة إجراءات تفعيل الأنشطة المدرسية.
- لا بد أن تكون المذكرة مختصرة وواضحة المضمون.
- لا بد من تفعيل مجموعة الأنشطة المدرسية دون الأخرى وأن يتم تحديد النوع المطلوب بالضبط.
- من الضروري في حال وجود دراسة أو تقرير حول نشاط معين يجب تفعيله والتنويه عليه في المذكرة بوجود التقرير في حالة رغبة المدير بالاطلاع عليه.
- لا بد ان تتم الإشارة إلى بيانات المذكرة وهي: (المرسل، المرسل إليه، الموضوع، التاريخ).
- القيام بكتابة المضمون بشكل مباشر، وذلك من خلال استخدام مصطلحات معينة مثل: (نحيطكم علمًا، نتفهم، نظرًا إلى.. إلخ).
- لا بد في النهاية من التوقيع على المذكرة وإرسالها.
- من الضروري أنه في حال أن كان المرسل شخصًا أعلى رتبة من المدير أو مشرف تربوي فإنه من الواجب أن يتم القيام بختم المذكرة.
كتابة مذكرة داخلية تهنئة وشكر
وفي هذا الجزء الأخير من كتابة مذكرة داخلية نتطرق إلى كتابة هذه المذكرة بخصوص تقديم التهاني أو باقات الشكر والتقدير لمن بذلوا المزيد من الجهد، وحققوا الإبداع والتميز في مجال أعمالهم، وهذا الامر حظي بثناء مدير العمل، فهو هنا لا بد من القيام بتقديم مثل هذا النوع من المذكرات.
لذا يمكن القيام بكتابة هذا النوع من المذكرات، وذلك بواسطة الاعتماد على مجموعة من الخطوات النظرية، والتي يمكننا أن نوجزها في النقاط الآتية:
- لا بد في بداية كتابة مذكرة داخلية من الإشارة إلى ما يأتي: اسم الشركة، اسم القسم، تحديد الشخص المراد بالخطاب، التاريخ، موضوع المذكرة.
- بعد أن تتم الإشارة إلى المعلومات التي لا بد ان يتم تدوينها في بداية المذكرة من الضروري أن تتم كتابة فحوى ومضمون المذكرة، وفي حال أن كانت كتابة مذكرات التهنئة لا بد من ذكر اسم الشخص المُراد شكره ورتبته، وتعليل السبب الذي تم تقديم المذكرة من أجله، مع ضرورة الحرص على توضيح المكافأة لذلك الموظف، والتي لا بد أن تكون تزكية للتوصية أو ترقية بشكل مباشر.
- خاتمة مذكرة تهنئة لا بد ان يتم فيها التوقيع وختم المذكرة بشكل مباشر دون عبارات ختامية في معظم الحالات.
- من الأفضل أن تتم كتابة مذكرة داخلية لتقديم الشكر والتهنئة بخط الكمبيوتر، ومن ثم طباعتها وتقديمها.
اقرأ أيضًا: طلب اجازة بدون راتب
بهذا نختم معكم مقالنا لهذا اليوم عن: كتابة مذكرة داخلية، وهو المقال الذي تعرفنا فيه على أهمية كتابة مذكرة داخلية، وكتابة مذكرة داخلية للتربية المهنية، وكذلك تعرفنا على كتابة مذكرة داخلية بخصوص تقديمها إلى مدير المدرسة، أو بخصوص تفعيل الأنشطة المدرسية، أو بخصوص تقديم رسائل الشكر والتقدير.
بإمكانكم أن تثقوا بنا تمام الثقة بأننا الأفضل، والأسرع في تسليم الخدمة، والأكثر تفهمًا لأوضاعكم، فلا تفوتكم فرصة الحصول على معاريضنا الاحترافية بشكل مدهش، وبأسعار تنافسية، وجودة أفضل.
وللحصول على الخدمات الكتابية المختلفة يمكنك طلب الخدمة مباشرة من خلال التواصل معنا عبر هذا الرقم: (0537766633).
