نظرًا للأهمية التي ترتكز عليها المؤسسات العلمية والعملية في البلد، فأنها تحتاج إلى عقد اجتماعات لمناقشة أوضاع المؤسسة أو الشركة، وذلك بدافع التطوير والتجديد في أداء تلك المؤسسة، وهذا الأمر يتطلب مهارة ومعرفة ودراية بمحاضر الاجتماعات التي تعقدها المؤسسات والشركات.

ولذا فإننا قد خصصنا هذا المقال عبر موقعنا نموذج دوت كوم للحديث بالشرح الموجز عن كيفية كتابة نموذج محضر اجتماع بأسلوب نموذجي وحصري.

حيث تناولنا فيه الأهمية التي يرتكز عليها محضر اجتماع، والخطوات النظرية التي لا بد من الأخذ بها عند كتابة نموذج محضر اجتماع، ومجموعة النصائح والاعتبارات والمعايير التي لا بد من اتباعها عند كتابة هذه النموذج، وعززنا المقال بعدد من النماذج التطبيقية الشارحة التي حاولنا تنوعها.

بإمكانكم أن تثقوا بنا تمام الثقة بأننا الأفضل، والأسرع في تسليم الخدمة، والأكثر تفهمًا لأوضاعكم، فلا تفوتكم فرصة الحصول على معاريضنا الاحترافية بشكل مدهش، وبأسعار تنافسية، وجودة أفضل.

لطلب خدمة (كتابة نموذج محضر اجتماع) يمكنكم التواصل بنا عبر تطبيق واتساب، ورقمنا هو: (0537766633)

قراءنا الأفاضل، مرحبًا بكم وإليكم مقال بعنوان: نموذج محضر اجتماع:

نموذج محضر اجتماع

تهتم الشركات والمؤسسات بالبحث عن طريقة كتابة نموذج محضر اجتماع الذي يعتبر من أهم النماذج التي تحتاج إليها في القيام بعملية عقد الاجتماعات، والتي من الضروري أن يتم في إطارها تلخيص المحتوى العام للاجتماع، والذي يتمثل في القيام بتدوين كافة الأحداث الخاصة بمحضر الاجتماع أو بالجلسة التي عُقدت، فضلًا عن القيام بعملية تدوين ما يتم مناقشته في محضر الاجتماع المنعقد.

وهناك عدد من الصور التي يتم من خلالها عملية كتابة مضمون نموذج محضر اجتماع، ومن تلك الصور الطريقة الفورية التي تتمثل في تدوين المحضر بشكل مباشر، أو القيام بتسجيل المحضر صوتيًا فقط، أو القيام بتسجيل المحضر بالصوت والصورة، وبعد الانتهاء من جلسة الاجتماع يقوم المقرر المختص بكتابة نموذج محضر اجتماع من واقع ما تم تسجيله.

وهنا نود أن نشير إلى مجموعة من النصائح التي لا بد من الأخذ بها، ولا سيما من الشخص المختص بكتابة نموذج محضر اجتماع، والتي نوجزها لكم في نقاط مختصر كالآتي:

  1. لا بد عند حضور محضر اجتماع من القيام في أول الأمر بعملية تحضير أدوات الكتابة، وهي القلم وأجندة الاجتماع؛ حتى يتم التمكن بكل سهولة ويسر من تدوين الاجتماع بها.
  2. كما أنه من اللازم أن تتم عملية كتابة محضر الاجتماع من خلال الحاسب الشخصي الخاص بالموظف المسؤول عن القيام بعملية كتابة نموذج محضر اجتماع، ويجب أيضًا القيام بإحضار القلم ومفكرة صغيرة؛ حتى يتم استخدامها في حال أن تم حدوث عطل بجهاز الحاسوب، وذلك تفاديًا للإحراج.
  3. من الضروري أن يتم أثناء عقد الاجتماع قيام الموظف المختص بكتابة محضر الاجتماع من الجلوس على مقربة من مدير الاجتماع؛ حتى يتمكن من عملية تسجيل جميع المفردات ومحاور الاجتماع.
  4. قيام الموظف المختص بكتابة محضر الاجتماع بتسجيل الاقتراحات، وأسماء الأشخاص الذين قاموا باقتراحها؛ حيث لا بد أن يتم ذكر المقترح وتذييله بالعضو الذي قام باقتراحه.
  5. من الضروري أن تتم عملية تدوين النقاط المهمة في الاجتماع، وذلك بالتسلسل حسب مناقشتها واحدة تلو الأخرى.
  6. لا بد من الانتباه إلى تدوين محضر الاجتماع بصيغة الماضي لا بصيغة الحاضر.
  7. على الموظف المختص بكتابة نموذج محضر اجتماع ألا يقوم بوضع رأيه الشخصي.
  8. كما أن على كاتب المحضر ألا يقوم بمقاطعة المتحدث في الاجتماع باستمرار، وعدم القيام بقطع حديثة إلا في حال أن كان هناك أمرًا لا بد من التنويه إليه، ومن الضروري أن يتم توضيحه؛ حتى يمضي النموذج في المسار الصحيح.
  9. من الضروري أن يتم القيام بعملية التدقيق ومراجعة نموذج محضر اجتماع بعد إتمام عملية كتابته، وأن يتم الحرص عند المراجعة على التأكد من خلوه من كافة الأخطاء الإملائية والنحوية واللغوية، وأن يتم تنسيقه وترتيبه بطريقة صحيحة.
  10. لا بد أن يتم وضع نموذج محضر الاجتماع في المكان المخصص له في المؤسسة التي عقدت الاجتماع، وأن يتم ترتيبه الأقدم فالأقدم، والذي في العادة يتم الاحتفاظ به في مكتب مدير المؤسسة، ولا بأس إن تم الاحتفاظ بنسخ أخرى في أقسام المؤسسة.

وفيما يأتي إليكم أهم الخطوات التي لا بد من اتباعها عند كتابة نموذج محضر اجتماع، والتي تتلخص في النقاط الآتية:

  • من الضروري أن يتم بدء كتابة نموذج محضر اجتماع بتدوين البسملة “بسم الله الرحمن الرحيم”.
  • لا بد من إرداف ذلك بكتابة التاريخ الذي تم عقد الاجتماع فيه، والميعاد المقرر لانعقاد الاجتماع به بصورة دقيقة وواضحة، مع ضرورة الحرص على الالتزام بكتابة الساعة المراد انعقاد المحضر بها والدقيقة، فعلى سبيل المثال: على بركة الله تم عقد مجلس قسم ….. في تمام الساعة الحادية عشرة والربع صباحًا، وفي نهاية الاجتماع يتم تدوين: وقد انتهى الاجتماع في تمام الساعة الثالثة وعشر دقائق عصرًا.
  • من الضروري أن تتم الإشارة إلى اليوم الذي ينعقد فيه الاجتماع وتحديده بكل من اليوم والشهر والسنة.
  • من الضروري على كاتب محضر الاجتماع أن يقوم بالإشارة إلى جميع أسماء الأشخاص الذين شاركوا في الاجتماع المنعقد، وهذا يتم في العادة في الاجتماعات التي يكون فيها أعداد الحاضرين قليلة، بينما الاجتماعات الكبيرة التي عدد حضورها كبير فإنه يمكن القيام بعملية توزيع الأوراق من الموظف المختص على الحاضرين، وأن يقوموا بدورهم بعملية تسجيل معلوماتهم وبياناتهم.
  • لا بد من الإشارة بشكل صريح إلى كافة أسماء الغائبين عن نموذج محضر اجتماع.
  • من اللازم عند القيام ببدء الاجتماع أن يتم القيام بعملية قراءة الموضوعات التي سيتم مناقشتها في الاجتماع، والتي من الضروري أن يتم مناقشتها واحدًا تلو الآخر حتى آخر موضوع، وبشكل تسلسلي ومنطقي.
  • لا بد من قيام الموظف المختص بقراءة محضر الاجتماع السابق على الحاضرين؛ حتى يتمكنوا من علمية التعرف على الأمور التي استجدت وتم القيام بتعديلها، وحتى يتم متابعة المناقشة في الاجتماع الجديد، واتخاذ ما يلزم من قرارات وفقًا لما تم تأشيرة في أجندة الأعمال.,
  • لا بد من القيام بتسجيل وتدوين كافة الملاحظات بطريقة موجزة ومختصرة وواضحة، وألا يتم القيام بعملية تدوين سوى المعلومات والبيانات الرئيسية فقط.
  • لا بد أن تتم عملية إرفاق جميع التقارير الخاصة بمحضر الاجتماع؛ حتى تكون أركان المحضر مكتملة، وليس هناك أي ملاحظات تتعلق بالأمر.
  • من اللازم أن تتم كافة الأمور التي تم تكليف الموظف المختص بكتابة المحضر بها من قبل المدير العام.
  • على الموظف المختص بكتابة محضر الاجتماع أن يعطي كل ذي حق حقه، وذلك من خلال القيام بعملية تدوين الطريقة التي تم بواسطتها اتخاذ القرارات، ولا سيما مسألة التصويت على بعض القرارات التي يوافق عليها بعض الأعضاء، ويرفض الموافقة البعض الآخر، وبعضهم يلتزم الحياد.
  • من الضروري أن تتم عملية تسجيل القرار النهائي الذي تم الاتفاق عليه بين الأعضاء المجتمعين.
  • الإشارة إلى الموعد المقرر لعقد المحضر، والذي لا بد أن ينتهي فيه الاجتماع المحدد، وأن يتم القيام باستكمال تدوين كافة البيانات والمعلومات الناقصة عقب نهاية الاجتماع، وذلك من واقع النص المُسجَّل من الجلسة.
  • في هذه الخطوة الأخيرة من اللازم أن يقوم الموظف المختص بكتابة محضر الاجتماع بالتأكيد على المحضر، وذلك من وراء وجود كافة المستندات والأوراق المهمة والتي لا بد من توافرها مع الاجتماع.

نموذج محضر اجتماع مدرسي جاهز

في هذا المحور من نموذج محضر اجتماع لا بد أن نشير إلى نموذج تطبيقي شارح عن الموضوع، وذلك على النحو الآتي:

بسم الله الرحمن الرحيم

على بركة الله تم عقد اجتماع مدرسة………. التابعة للإدارة التعليمية في منطقة….، وكان الاجتماع تحت إشراف مدير المدرسة… بتاريخ/../….. الموافق، وذلك في يوم……. وبدأ في تمام الساعة….. صباحًا، وحضر الاجتماع المدرسين في المدرسة لجميع الصفوف، وهم:

  1. ………….
  2. ………….
  3. ………
  4. …………
  5. ………….
  6. …………
  7. ………….
  8. ………..
  9. ……………
  10. ………….

وقد تغيب عن حضور الاجتماع بسبب ظروف خاصة ثلاثة من معلمي المدرسة، وهم:

  1. …………..
  2. …………..
  3. ……………..

وقد تم في أول الاجتماع قراءة المحضر السابق، واستعراض جدول الأعمال موضوعًا تلو الآخر، وقد ركز الاجتماع على حاجة المدرسة إلى معلمين جدد بعدد عشرة معلمين، وذلك في التخصصات الآتية:

  1. الكيمياء.
  2. الرياضيات.
  3. علوم القرآن.
  4. التاريخ.
  5. اللغة الإنجليزية.
  6. اللغة العربية.

كما استعرض الاجتماع حاجة المدرسة من القرطاسية والأدوات المكتبية لاستقبال الامتحانات للفصل الدراسي الأول التي على الأبواب، وتتمثل تلك الاحتياجات في الآتي:

  1. …………..
  2. …………..
  3. ……………..
  4. …………….
  5. …………..
  6. ……………

وقد تم الانتهاء من الاجتماع في تمام الساعة…… وبهذا تم ختم المحضر.

توقيع المدير……….

توقيع المشرف على تقرير محضر الاجتماع…………….

ختم المدرسة…………..

نموذج محضر اجتماع جاهز

بسم الله الرحمن الرحيم

على بركة الله تم عقد اجتماع مؤسسة…… في يوم………. وتاريخ…./…./….، وذلك تحت إشراف مدير الموارد البشرية، وبحضور الأعضاء التالية أسماؤهم:

  1. …………..
  2. …………..
  3. ……………..
  4. …………….
  5. …………..
  6. ……………
  7. …………..

وقد اعتذار عن الحضور الأعضاء التالية أسماؤهم:

  1. …………..
  2. …………..
  3. ……………..

وذلك بهدف القيام بعملية مناقشة جدول الأعمال والمهام الذي يتضمن ما يأتي:

  1. …………..
  2. …………..
  3. ……………..
  4. …………….

وبذلك انتهي الاجتماع في تمام الساعة………… وبهذا تم ختم المحضر.

تحت إشراف………..

التوقيع……………..

ختم المؤسسة………..

 نموذج محضر اجتماع مجلس إدارة

بسم الله الرحمن الرحيم

على بركة الله تم القيام بعقد محضر اجتماع مجلس الإدارة رقم… لسنة… بتاريخ …/…/ 2022مـ وذلك بحضور المدير ورئاسته للاجتماع، وقد تغيب عن الاجتماع خمسة أعضاء وهم:

  1. …………
  2. …………
  3. ………….
  4. ………….
  5. ……………

وفد تم بدء الاجتماع بقراءة محضر الجلسة السابقة والتصديق عليه، ومن ثم مناقشة المواضيع المجدولة بشكل تسلسلي، وكذلك تمت مناقشة ما يستجد من أعمال.

وقد انتهي الاجتماع في تمام الساعة……… وبذلك تم ختم المحضر

رئيس مجلس الإدارة……….

توقيعه……..

ختم الشركة………

كتابة محضر نموذج محضر اجتماع

وفي هذا المحور نشير إلى أن كتابة محضر نموذج محضر اجتماع تتطلب في أول الأمر تدوين جميع القرارات والأحداث التي تجري في الاجتماعات فضلًا عن أسماء الحضور وما إلى غير ذلك من التفاصيل التي لا بد من تدوينها أثناء الاجتماع.

وفي واقع الأمر فإن مسألة تدوين معلومات الاجتماع تتباين آلياتها من مؤسسة إلى أخرى سواء أكانت تسجيلًا صوتيًّا أو تدوينًا كتابيًّا أو فيديوهات بالصوت والصورة، وهذا الأمر هدفه الأساس هو الإلمام بكافة تفاصيل المحضر.

اقرأ أيضًا: صيغة طلب نقل موظف حكومي

بهذا نختم معكم مقالنا لهذا اليوم عن: نموذج محضر اجتماع، تعرفنا فيه على أهمية كتابة هذا النموذج، والقيام بتعريفه، ومجموعة الخطوات والمعايير التي لا بد من الأخذ بها عند كتابة محضر اجتماع، وكذلك مجموعة الخطوات النظرية التي يمكن الاستناد إليها عند القيام بكتابة محضر اجتماع، وعززنا المقال بعدد من النماذج التطبيقية الشارحة، كما أوردنا عديدًا من المعلومات المهمة التي تجدونها في ثنايا المقال.

بإمكانكم أن تثقوا بنا تمام الثقة بأننا الأفضل، والأسرع في تسليم الخدمة، والأكثر تفهمًا لأوضاعكم، فلا تفوتكم فرصة الحصول على معاريضنا الاحترافية بشكل مدهش، وبأسعار تنافسية، وجودة أفضل.

لطلب خدمة (كتابة نموذج محضر اجتماع) يمكنكم أن تتواصلوا بنا عبر تطبيق واتساب، ورقمنا هو: (0537766633)