بأسلوب نموذجي وحصري، وبعرض مشوق وممتع، يطيب لنا أن نتناول في مقالنا لهذا اليوم عن: مذكرة الإحاطة.
عرضنا فيه عديدًا من التفاصيل المهمة والضرورية عن أهمية كتابة نموذج مذكرة إحاطة وذلك من خلال اتباع الشروط والخطوات التي يحب اتباعها عند كتابة هذه المذكرة، والمميزات التي يتصف بها، وشرحنا المقال عمليًا من خلال نموذج تطبيقي عملي شارح عن كيفية كتابة مذكرة إحاطة من مختلف النواحي سواء من حيث النوع أو الصفة أو الشكل.
بإمكانكم أن تثقوا بنا تمام الثقة بأننا الأفضل، والأسرع في تسليم الخدمة، والأكثر تفهمًا لأوضاعكم، فلا تفوتكم فرصة الحصول على معاريضنا الاحترافية بشكل مدهش، وبأسعار تنافسية، وجودة أفضل، وما عليكم سوى التواصل بنا عبر تطبيق واتساب، ورقمنا هو: (0537766633).
قراءنا الكرام، مرحبًا بكم وإليكم مقالًا بعنوان: مذكرة الإحاطة:
جدول المحتويات
مذكرة الإحاطة
تعتبر مذكرات الإحاطة لصانعي السياسات من المسؤوليات التي يضطلع بها الموظفين العاملين في مستويات مختلفة من الحكومة، ويتم استخدامها لتثقيف أنفسهم حول أبرز القضايا وإرشادهم في العمل على تشكيل البروتوكولات والإجراءات والقوانين.
وفي واقع الأمر فإن مذكرات الإحاطة هي عبارة عن ملخص موجز لمسألة أو قضية تقدم دعوة للعمل للقارئ، وتعمل على إقناعه بالتصرف من خلال القيام بعملية تقديم الأدلة الملموسة التي يسهل فهمها وتقييمها ومعرفتها على أتم وجه.
نموذج مذكرة الإحاطة
تعتبر كتابة مذكرة الإحاطة من أهم أنواع المذكرات الداخلية التي تعد من أسهل المهام التي يقوم بها الإداري الناجح؛ حيث إنها بسيطة وأسهل من التقرير في إعدادها، وفيما يلي طريقة كتابة مذكرة إحاطة وفق أحدث الطرق وأرصنها:
- الخطوة الأول: ابدأ كتابة مذكرة الإحاطة بتدوين “إلى:” و “من:” ومن ثم القيام بإدخال اسم المرسل والمستلم بعد النقطتين.
- الخطوة الثانية: في السطر التالي لا بد من القيام بكتابة التاريخ الذي كتبت فيه مذكرة الإحاطة.
- الخطوة الثالثة: القيام بكتابة موضوع المذكرة بكل حرفية ومهنية، ولا بد أن يكون متبوعًا بالموضوع الذي تشير إليه المذكرة.
- الخطوة الرابعة: العمل على تحديد الإجراء الذي تريد أن يأخذه القارئ في الجملة أو الفقرة الأولى من المذكرة.
- الخطوة الخامسة: المحافظة على انتباه القارئ باستخدام مجموعة من الفقرات الموجزة والتي لا يزيد طولها عن 5 جمل، والتي لا بد أن تتضمن أهم الأسباب والظروف التي أسهمت في القيام بتحرير مذكرة الإحاطة.
- الخطوة السادسة: العمل على استخدم أهم الأدلة التجريبية لإقناع القارئ بالحاجة إلى مسار العمل المقترح في ثنايا مذكرة الإحاطة، فعلى سبيل المثال، يمكن القيام بالإشارة إلى إحصاءات الإسكان ذات الدخل المنخفض في بعض المناطق، وهنا لا بد أن يتم تجنب التعميمات التي لا يمكنك دعمها بالحقائق.
- الخطوة السابعة: لا بد في كتابة مذكرة الإحاطة من العمل على تجنب التعبيرات الرسمية أو غير الرسمية على نحو غير ضروري، على سبيل المثال “حسب مناقشتنا”، وتجنب المصطلحات التقنية عند القيام بالاستشهاد بالحقائق والأرقام، والعمل على استخدم لغة بسيطة وسلسة ومباشرة يمكن لأي قارئ فهمها واستيعابها.
- الخطوة الثامنة: يمكن بدء كتابة مذكرة الإحاطة بـكلام موجز على هيئة نقاط، ثم يتم بعد ذلك التشعب في كل نقطة في عنوان جديد يُفضل الحدث.
- الخطوة التاسعة: في حال أن كانت مذكرة الإحاطة موجهة لشخص يوجد معه علاقة شخصية من أي نوع فلا بد أن يتم استخدام الضمائر (أنا، نحن).
- الخطوة العاشرة: من اللازم ألا تتخطى مذكرة الإحاطة الصفحتين كحد أقصى، وخلاف ذلك يتم اعتبارها تقريرًا، ومع ذلك قد يخرج البعض عن ذلك في حالة كان الأمر غير رسميًا جدًا.
- الخطوة الحادية عشرة: لا بد في نهاية مذكرة الإحاطة من تدوين اسم كاتب المذكرة والتوقيع عليها.
امثله مذكرة الإحاطة
دعونا في هذا المحور نتطرق إلى مثال على مذكرة الإحاطة؛ حيث إنه من المفيد بشأن هذا النوع من المذكرات هو الدخول في صلب موضوع المذكرة مباشرةً، وذلك دون تشتيت انتباه القارئ بعوامل أخرى جانبية، أو تفاصيل إضافية لا أهمية لها، بل لا بد أن يكون الحوار متمركزًا حول نقطة بعينها، وهو بذلك من الضروري أن يتسم بالوضوح، ويميل إلى أن يكون مختصرًا.
والآن نأتي إلى نموذج تطبيقي شارح عن مذكر الإحاطة بشكل سلس وجذاب:
المملكة العربية السعودية شعار الشركة
شركة ………………
بسم الله الرحمن الرحيم
إلى………
من……….
موضوع المذكرة………
تاريخ تحريرها …/…/ 2022م.
نود أن نحيطكم علمًا بأن الطلبية التي تم استلامها مؤخرًا بتاريخ …./…./…. قد تم رفضها؛ وذلك لعدم مطابقتها لمعايير الجودة المتفق عليها للاستلام، وقد خالفت المواصفات المطلوبة في……………………….، وتم تجنب تعطل سير العمل من خلال القيام بعملية اللجوء إلى التعاون مع ………….، وسارت الأمور على وفق ما خُطط لها.
أما بالنسبة للطلبية، فقد قامت الشركة المتعاقد معها بتقديم اعتذارها، وتم الحصول على مبلغ التعويض المتفق عليه وهو ……. من الريالات السعودية، وقد تم توريد هذا المبلغ إلى الخزينة، ورقم إيصاله هو ……..
الاسم……..
المسمى الوظيفي…..
التوقيع…….
انواع مذكرة الإحاطة
تتعدد أنواع مذكرة الإحاطة، والتي منها مذكرات السفر وهي تعتبر عبارة عن سجلات مكتوبة حول تجارب السفر، والمذكرات العاكسة، التي هي عبارة عن دفتر يوميات عاكسة من أجل تتبع تجارب الشخص في الحياة ومساحة التعبير عن مشاعرك، ومذكرات الامتنان التي يتم تقديمها في ميادين الحياة المختلفة.
وتعتبر مذكرات الإحاطة من أهم أنواع المذكرة الداخلية التي تشبه التقرير الذي هو من أهم الأمور التي يعمل الموظفون على إنجازها وتقديمها لمدراء العمل، وتتميز مذكرات الإحاطة عن التقرير من ناحية الهيكلية؛ حيث توجد العديد من الأمور التي تتشابه مع التقرير، ولكن يوجد لكل منهما شروطه وقواعده التي يتميز بها، فعلى سبيل المثال تختلف مذكرات الإحاطة عن التقرير بالهيكل، فضلًا عن أن مذكرات الإحاطة يمكن إجراء التعديلات عليها بعد حفظها، وأنه يمكن إنجاز مذكرات الإحاطة في مدة زمنية أقل من المدة الزمنية التي يتطلبها إنجاز التقرير؛ وذلك لأن مذكرات الإحاطة لا تحتاج تعمق في التفاصيل بل يمكن القيام بعملية كتابتها بأسرع وقت ممكن مع إضافة المعلومات بشكل مبسط وسلس.
ويمكن تصنيف المذكرات بأنها نوع من أنواع الكتابة الوظيفية التي تم استخدامها من العصور التاريخية القديمة، بالإضافة إلى أن هذه المذكرة تقتصر على الأحداث اليومية التي يعيشها الشخص، كما كانت تستخدم هذه المذكرات بهدف كتابة القصص التي تتحدث عن أهم المعلومات والبطولات التي تم تحقيقها من قبل الشخصيات التاريخية، فضلًا عن أنها تستخدم في رواية القصص بشكل رئيسي، وتطورت هذه المذكرات إلى أنواع متنوعة والتي منها البطاقة التعريفية للشخص، والتي في العادة تتحدث عن إنجازاته ومعظم بياناته.
وتعتبر مذكرات الإحاطة أحد أنواع المذكرات التي تتشابه في العادة مع التقرير بالعديد مع الخصائص والمواصفات، ولكن يوجد هناك بعض الخصائص والمواصفات التي تنفرد بها مذكرات الإحاطة، والتي تعتبر الهيكلية الخاصة بها من أهم سماتها التي تميزها عن التقارير بشكل عام، فضلًا عن إمكانية تعديلها من وقت لآخر يجعل العديد من الموظفين يقومون باستخدامها حتى يتم تجهيز التقرير بشكل رسمي.
وعلى أية حال فلا بد أن نشير هنا إلى أنواع المذكرات الداخلية والتي يتم القيام باستخدامها من قبل الكثير من الناس، وبمختلف الوظائف وهي على الشكل التالي:
- مذكرة التهنئة: هذا النوع من المذكرات يتم استخدامه لغرض تهنئة أحد الموظفين أو تشكره أو ترقيته من قبل الإدارة العامة لمؤسسة العمل التي ينتمي إليها.
- مذكرة المعلومات: تحتل هذه المذكرة أهمية كبيرة؛ حيث إنها يتم استخدامها بهدف طلب الاستقالة من قبل أي موظف في مؤسسات العمل المتعددة.
- مُذكرة الإحاطة: تهدف هذه المذكرة إلى العمل على تقديم شرح وتوضيح مفصل حول طبيعة العمل في ميادين العمل، فمثلًا يمكن استخدامها للإحاطة بإنجاز مشروع ما وأين وصل العمل فيه، وما هي المتطلبات التي يحتاجها.
- مذكرة السؤال: يتم استخدام هذه النوع من المذكرات الداخلية في العمل على عرض أي مشكلة على مدير الشركة أو المؤسسة، وذلك حتى يقوم بأخذ القرار المناسب ويتم تنفيذه.
وفي نهاية هذا المحور لا بد من الإشارة إلى أن التقرير يختلف بشكل تام عن مذكرات الإحاطة، وهو عبارة عن واحد من طرق الكتابة التي يتم القيام بعملية استخدامها لعرض أي موضوع بشكل مفصل وواضح، بالإضافة إلى أن أكثر ما يميز التقرير هو الهيكلية التي تختص به والتي ينفرد بها، فضلًا عن وجود أنواع عديدة من التقارير، والتي أهمها تتمثل فيما يأتي:
- تقرير داخلي: يتم استخدام هذا التقرير لغرض وضع تصنيف خاص بأحد مواضيع الشركة أو المؤسسة، ولا يمكن لأحد أن يقوم بالاطلاع عليه من خارج الشركة أو المؤسسة.
- تقرير رسمي: يتم إعداد هذه التقرير لغرض القيام بعملية عرض مشكلة معينة وإيجاد الحلول المناسبة لها.
- تَقرير إعلامي: ويتم كتابة هذا التقرير بهدف القيام بعملية عرض الموضوع بصيغة إعلامية ومفصلة، ويهدف إلى توضيح الإنجازات والابتكارات التي استطاعت المؤسسة أو الشركة تحقيقها خلال مدة معينة من الزمن.
شرح معنى مذكرة الاحاطة
وفي هذا المحور الأخير من مذكرة الإحاطة نشير إلى أنه هذا النوع من المذكرات هو أحد أنواع المذكرات الداخلية التي تتوزع على أربعة أنواع، ومذكرات الإحاطة هي أحد أنواعها والتي تسعى بالدرجة الأساس إلى العمل على لفت الانتباه تجاه أمر ما أو نقاط محددة بعينها، والعمل على شرح مفصل حول طبيعة العمل الذي تنص عليه المذكرة، فضلًا عن هدف هذه المذكرة بالعمل على تثقيف القارئ حول بعض القضايا أو البروتوكولات أو القوانين؛ حيث إن هذه المذكرة يمكنها القيام بعملية تسليط الضوء على قضية كاملة أو جانب منها باختصار وبحقائق وأدلة مدعمة، ويمكن الاستعاضة بها أحيانًا عن قراءة كتاب مثلًا، أي أنها تختصر المضمون عن موضوع أو قضية ما، والعمل على تقديم موجز توضيحي عن مشكلة أو قضية ما.
فعلى سبيل المثال مذكرة الإحاطة بغرض لفت الانتباه، لا بد أن يكون الحديث بشكل مختصر؛ لأنه عندما يكون الحديث عن التفاصيل بشكل كامل فإن هذه الأمر يعتبر تقرير وليس مذكرات الإحاطة.
وفي واقع الأمر فإن اسم مذكرة الإحاطة جاء من معنى الإحاطة نفسها، كأن يحيط المرء الآخرين بخبر معين، أو ينقل إليهم التحليل المنطقي لقضية معينة فيتعرفون على جوانبها، ويتم استخدامه إداريًا، وهذا هو المفهوم المختصر عن مذكرات الإحاطة.
اقرأ أيضًا: طلب تحسين وضع
بهذا نصل معكم إلى نهاية مقالنا لهذا اليوم عن: مذكرة الإحاطة، تطرقنا فيه إلى أهمية مذكرة الإحاطة، والخطوات النظرية التي يجب الاعتماد عليها لكتابة مذكرات الإحاطة، وأوردنا نموذجًا تطبيقيَا شارحًا عن مذكرات الإحاطة، وعززنا المثقال بالحديث الموجز عن أنواع مذكرات الإحاطة، والمفهوم العام عن مذكرات الإحاطة، كما تضمن المقال عديدًا من المعلومات الضرورية والمهمة التي تجدونها في ثنايا المقال.
بإمكانكم أن تثقوا بنا تمام الثقة بأننا الأفضل، والأسرع في تسليم الخدمة، والأكثر تفهمًا لأوضاعكم، فلا تفوتكم فرصة الحصول على معاريضنا الاحترافية بشكل مدهش، وبأسعار تنافسية، وجودة أفضل، وما عليكم سوى التواصل بنا عبر تطبيق واتساب، ورقمنا هو: (0537766633)
