كتابة خطابات رسمية هي من الخطابات التي تساعد المواطنين على القيام بعملية تقديم طلباتهم المتعددة إلى الجهات الرسمية في المملكة العربية السعودية، وتساهم في سهولة القيام بعملية إرسال تلك الخطابات الرسمية من خلال الوسائل التي تقوم تلك الجهات الرسمية؛ بهدف القيام بعملية استقبال تلك الخطابات وإعادة النظر فيها والعمل على معالجتها وذلك وفقًا لما تتضمنه تلك الخطابات من أهداف وأغراض.
ونتيجة لهذه الأهمية فإننا في موقعنا نموذج دوت كوم نتطرق معكم في مقالنا لهذا اليوم عن: كتابة خطابات رسمية.
حيث تناولنا أهمية هذا الخطاب الرسمي، ومجموعة الخطوات النظرية التي لا بد من الأخذ بها عند العمل على كتابة خطابات رسمية، وعززنا المقال بعدد من النماذج التطبيقية الشارحة.
لا تفوتكم فرصة الحصول على خدماتنا الحصرية والمتنوعة، وأفكارنا الجديدة والمبتكرة، والتي نقدمها لكم بأسعارنا التنافسية، وجودتنا في تحرير وتنفيذ الطلبات بمختلف أنواعها.
ولطلب خدمة (كتابة خطابات رسمية) يمكنكم التواصل بنا عبر تطبيق واتساب على رقمنا: (0537766633)
قراءنا الأكارم، مرحبًا بكم وإليكم مقال بعنوان: كتابة الخطابات الرسمية:
جدول المحتويات
كتابة خطابات رسمية
تعدُّ كتابة خطابات رسمية من أهم أنواع الخطابات التي يبحث عنها الكثير من الأشخاص ويرغبون في الحصول عليها؛ بهدف تقديمها إلى الجهات المختصة والعمل على تحقيق ما يرغبون في إنجازه، وذلك سواء أكان الخطاب من أجل الحصول على وظيفة، أو الحصول على مساعدة مالية، أو الحصول على مساعدة مالية لسداد دين أو غير ذلك من أنواع الخطابات الرسمية.
ومن ناحية أخرى فإنه لا بد من القيام باستخدام الخطاب الرسمي؛ بهدف الحصول على العديد من الخدمات، وهذا الأمر يتطلب صياغة وتحرير الخطاب بكل دقة وحرفية ومهنية، وهذا الأمر أكسب كتابة خطابات رسمية أهمية كبيرة من كافة الجهات المختصة.
وهكذا فإن لكل خطاب رسمي هدفه وأغراضه التي تم كتابته وتحريره من أجل العمل على تحقيقها، ولا بد أن يكون الخطاب الرسمي مكتوبًا بطريقة مؤثرة وقوية ومقنعة، ولها دورها الكبير في الحصول على الموافقة من لدن الجهة المختصة باستقبال الخطاب.
طريقة كتابة خطابات رسمية
وفي هذا المحور نزودكم بالإشارة إلى أهم الخطوات النظرية التي من الضروري أن يتم الأخذ بها عند كتابة خطابات رسمية، وتتلخص تلك الخطوات فيما يأتي:
- الخطوة الأولى: لا بد من استهلال كتابة خطابات رسمية بالبسملة “بسم الله الرحمن الرحيم” فالبسملة تعبير راقٍ ووجداني، وتمثل دليلًا واضحًا على مدى الانتماء إلى الهوية الإسلامية.
- الخطوة الثانية: تحديد الجهة المختصة باستقبال كتابة خطابات رسمية مثل: الأخ مدير إدارة التوظيف في وزارة التعليم.
- الخطوة الثالثة: توجيه التحية بشكل مناسب ومهذب إلى الجهة المعنية باستقبال كتابة خطابات رسمية، وعادة ما تكون صيغة التحية بـ “السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، تحية طيبة، أما بعد”.
- الخطوة الرابعة: وتعتبر من أهم خطوات كتابة خطابات رسمية؛ حيث لا بد أن يتم فيها الإشارة إلى موضوع الخطاب بطريقة مختصرة ودقيقة، مثل: الموضوع: كتابة خطاب رسمي لطلب الحصول على إجازة سنوية.
- الخطوة الخامسة: لا بد من تخصيص هذه الخطوة لغرض القيام بتقديم موفور عبارات الشكر والتقدير إلى الجهة المختصة باستقبال كتابة الخطابات الرسمية، مع ضرورة الحرص على أن تتم الإشادة والثناء على جهود تلك الجهة في العمل على تذليل الصعوبات أمام المواطنين.
- الخطوة السادسة: القيام بشرح وتوضيح أهم الأسباب والظروف التي أدت إلى كتابة خطابات رسمية، والتي لا بد أن يتم فيها مراعاة أن يكون الخطاب الرسمي دقيقًا وواضحًا في وصف الطلب الذي تم تقديمه من أجله، ولا بد أن يتم الاختصار، وعدم الإطالة في ثنايا الخطاب الرسمي؛ لأن الإطالة تؤدي إلى شعور القارئ بالملل.
- الخطوة السابعة: القيام بلفت نظر الجهة المعنية باستقبال كتابة خطابات رسمية بضرورة الموافقة على الخطاب الرسمي، والقيام بعملية بتوجيه الدعاء والتحية لهذه الجهة مرة أخرى.
- الخطوة الثامنة: القيام بتذييل كتابة خطابات رسمية بالمعلومات والبيانات الشخصية لمقدم الخطاب الرسمي، والتي تشمل ما يأتي: الاسم، ورقم الهوية الوطنية، ورقم الهاتف المحمول، ورقم الهاتف المنزلي، والبريد الإلكتروني، وعنوان السكن، وتاريخ تقديم الخطاب، والتوقيع أو البصمة.
- الخطوة التاسعة: تعزيز كتابة خطابات رسمية بالأوراق والمستندات الرسمية التي تؤكد مدى صحة المعلومات والبيانات التي وردت في ثنايا الخطاب الرسمي.
كيفية كتابة خطابات رسمية
وفي هذا المحور نشير إلى نموذج تطبيقي شارح عن كتابة خطابات رسمية، وذلك على النحو الآتي:
بسم الله الرحمن الرحيم
سعادة الأستاذ الفاضل مدير شركة……..
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
تحية طيبة، أما بعد:
الموضوع: خطاب رسمي لطلب وظيفة
يسعدني ويشرفني أن أتقدم إليكم -سيدي الكريم- بموفور عبارات الشكر والتقدير والامتنان على ما تقومون به من دور كبير في سبيل النهوض بالشركة إلى مصاف المؤسسات الرائدة في البلد.
وبالإشارة إلى الموضوع أعلاه، فإنني أضع طلبي هذا بين يديكم، وهو طلب الحصول على وظيفة في شركتكم الرائدة.
حيث إنني أحمل مؤهلًا علميًا، وشهادات تقديرية متعددة في مجال العمل، ولدي الرخصة الدولية في علوم الحاسوب؛ وذلك لحاجتي الماسة للحصول على وظيفة؛ حيث إنني أعمل تحت التجربة في هذه الشركة لأكثر من سنة.
لدي الرغبة في أن أصبح جزءًا من شركتكم الموقرة، وقد أرفقت لكم جميع مؤهلاتي العلمية وسيرتي الذاتية، وبانتظار موعد المقابلة الشخصية.
أرجو أن يحظى طلبي بالموافقة، وأسأل الله لكم التوفيق في أداء مهامكم العلمية، والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته.
الاسم/……….
رقم الهوية الوطنية/………..
رقم الهاتف المحمول/………..
رقم الهاتف الأرضي/…………..
البريد الإلكتروني/………
عنوان السكن/………….
تاريخ تقديم الخطاب/……..
التوقيع أو البصمة/……..
كتابة خطابات إدارية
وفي المحور نشير إلى كتابة خطابات إدارية، وذلك من ناحية تعريف الخطاب الإداري وشروطه ومواصفاته؛ حيث إن هذا الخطاب الإداري يعتبر من أهم أنواع الخطابات وذلك على النحو الآتي.
- أولًا: تعريف الخطاب الإداري: يعتبر الخطاب الإداري عبارة عن أحد الخطابات التي يتم القيام بعملية تبادلها في داخل المؤسسة أو الشركة بشكل رسمي؛ حيث يتم القيام بتقديمه بين الموظفين، وبين بعضهم البعض، وبين الموظفين والمدراء في مؤسسات العمل المختلفة.
- ثانيًا: شروط كتابة خطاب إداري: ثمة هناك مجموعة من الشروط والضوابط التي لا بُد من الالتزام بها أثناء كتابة الخطابات الإدارية بمختلف أنواعها؛ حتى تكون ذات طابع رسمي، وتتلخص فيما يأتي:
-
- لا بد من الاعتماد على لغة حوار سهلة وواضحة وبليغة، وتعتمد على مفردات اللغة السليمة وبعيدة عن الألفاظ العامية؛ حتى يتمكن مستلم الخطاب الإداري من فهم مضمونه ومحتواه بسهولة ويسر.
- لا بُد أن تكون جميع المعلومات المُدونة في الخطاب صحيحة ومعتمدة؛ حتى يتمكن المُرسل من الحصول على الفرصة الكافية؛ من أجل قبول أو رفض مضمون الخطاب الإداري.
- لا بد أن تكون عبارات الخطاب الإداري مختصرة وبليغة، وتخدم بالدرجة الأساس الهدف من إرسالها، وذلك سواء طلب أو تقديم شكوى أو غيرها، وأن تكون عبارات الخطاب الإداري خالية من أي تفاصيل إضافية غير مُفيدة.
- لا بد من تدوين تاريخ إرسال الخطاب الإداري باليوم والشهر والسنة، واسم المرسل إليه الخطاب، والمضمون، وكذلك اسم المُرسل وتوقيعه أو بصمته.
- لا بد من تعزيز الخطاب الإداري بمجموعة من المستندات والأوراق الرسمية التي تؤكد صحة ما ورد في الخطاب من معلومات.
- ثالثًا: مواصفات الخطاب الإداري: عند كتابة وتحرير الخطاب الإداري لا بد من أن يتصف بمجموعة من المواصفات المهمة والضرورية التي يُمكن بواسطتها القيام بعملية تمييز أن هذا الخطاب هو من الخطاب الإدارية والرسمية، وتتمثل تلك المواصفات فيما يأتي:
-
- لا بد من أن تحتوي الترويسة على العنوان الأساسي للخطاب؛ بسبب إرساله، مثل طلب ملف إداري، أو طلب تأجيل اجتماع، وغير ذلك من العناوين.
- لا بد من الإشارة إلى التاريخ الخاص بإرسال هذا الخطاب كاملًا، مع التطرق إلى اسم المؤسسة التي تم تداول الخطاب فيها.
- لا بد من الإشارة إلى اسم الشخص المُرسل إليه الخطاب الإداري سواء كان شخصية عادية أم اعتبارية.
- لا بد من توجيه التحية المناسبة إلى الجهة المختصة باستقبال الخطاب الإداري.
- لا بد من القيام بعملية توضيح عنوان الخطاب الإداري، ثم محتوى المعروض بعبارات بليغة.
- لا بد من توجيه تحية ختامية قصيرة في نهاية كتابة الخطاب الإداري.
- لا بد من توضيح اسم المُرسل كاملًا، والتوقيع الخاص به.
- من الضروري الاهتمام بنوعية الورق المُستخدم في كتابة الخطاب الإداري.
- لا بد من القيام باستخدام أحد الخطوط الواضحة بحجم مناسب، مع ضرورة الحرص على الابتعاد عن الخطوط المحتوية على الرموز أو الأشكال غير الواضحة.
- لا بد من الاعتماد على استخدام علامات الترقيم، والاهتمام أيضًا بترك مسافات مناسبة بين فقرات الخطاب الإداري.
- لا بد من الاهتمام بتنسيق شكل ورقة الخطاب الإداري، وتنسيق الهوامش الخارجية والترويسات بشكل أنيق.
خدمات كتابة خطابات إدارية
وفي هذا المحور الأخير من كتابة خطابات رسمية نتطرق إلى نموذج تطبيقي شارح عن كيفية كتابة خطاب إداري وذلك على النحو الآتي:
بسم الله الرحمن الرحيم
إلى السيد رئيس قسم التوظيف بشركة…….
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
تحية طيبة، أما بعد:
عنوان الرسالة: طلب إجازة مرضية.
أتقدم إليكم بموفور عبارات الشكر والتقدير على ما تقومون به من جهود كبيرة في سبيل الوقوف إلى جانب الموظفين والعاملين في الشركة، ودعمهم وتشجيعهم على التميز والإبداع وحصدهم درجات تقييم متقدمة في ميدان الأداء الوظيفي.
وبالإشارة إلى الموضوع أعلاه، فإنني أضع هذا الطلب بين يديكم، وهو طلب الحصول على إجازة مرضية اعتبارًا من يوم ……… وحتى يوم ……… ؛ وذلك نظرًا إلى توجيه التقارير الطبية خاصتي، والتي تتطلب مني الحصول على قدر كبير من الراحة خلال المدة الزمنية المذكورة أعلاه.
وقد أرفقت لكم التقارير الطبية الرسمية المؤكدة لحاجة الموظف إلى إجازة مرضية.
أرجو منكم أن تنظروا إلى رسالتي بعين الاهتمام والمسؤولية، وأسأل الله لكم التوفيق والسداد، والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته.
الاسم….
رقم الهوية الوطنية….
رقم الهاتف المحمول….
رقم الهاتف المنزلي….
البريد الإلكتروني….
عنوان السكن….
تاريخ تقديم الخطاب….
التوقيع أو البصمة…..
اقرأ أيضًا: كتابة الخطابات الرسمية وفق أحدث طرق الكتابة الوظيفية 2022
بهذا النموذج التطبيقي الشارح نصل معكم إلى نهاية مقالنا لهذا اليوم عن: كتابة خطابات رسمية، تناولنا معكم فيه أهمية كتابة الخطابات الرسمية، وتطرقنا إلى مجموعة الخطوات النظرية التي لا بد من الأخذ بها عند كتابة خطاب رسمي، وعززنا هذه الخطوات بالنموذج التطبيقي الشارح، وتعرفنا على شروط كتابة خطابات إدارية، وختمنا المقال بالتطرق إلى خدمة كتابة خطابات إدارية وذلك بنموذج تطبيقي شارح عن كيفية كتابة خطاب إداري.
لا تفوتكم فرصة الحصول على خدماتنا الحصرية والمتنوعة، وأفكارنا الجديدة والمبتكرة، والتي نقدمها لكم بأسعارنا التنافسية، وجودتنا في تحرير وتنفيذ الطلبات بمختلف أنواعها.
ولطلب خدمة (كتابة خطابات رسمية) يمكنكم التواصل بنا مباشرة عبر تطبيق واتساب على الرقم التالي: (0537766633)
