تنفرد بكتابة الخطابات الرسمية لأهميتها القصوى؛ نتيجة للخدمات المهمة التي تقدمها هذه الخطاب؛ فهي متعددة الأنواع والأغراض، وتحقق العديد من إنجاز المهام للمواطنين، وتساعدهم على معالجة وحل العديد من العوائق التي تواجههم.
وفي هذا المقال نتناول كتابة الخطابات الرسمية، وذلك من ناحية الأهمية التي ترتكز عليها، والخطوات النظرية التي لا بد من اتباعها عند كتابة الخطابات الرسمية، وعززنا المقال بنموذج تطبيقي شارح، وغير ذلك من المعلومات المهمة والضرورية التي تعزز الموضوع من شتى النواحي.
وللحصول على الخدمات الكتابية المختلفة يمكنك طلب الخدمة مباشرة من خلال التواصل معنا عبر هذا الرقم: (0537766633).
قراءنا الكرام، إليكم مقال بعنوان: كتابة الخطابات الرسمية:
جدول المحتويات
كتابة الخطابات الرسمية
في هذا المحور نتطرق إلى كتابة الخطابات الرسمية وذلك من ناحية الأهمية التي يحتلها هذا الخطاب، وذلك لأن الخطاب بشكل عام بأنه عبارة عن رسالة أو جواب يرسله شخص ما إلى جهة مختصة بالرد عليه ومعالجة ما تضمنه من إشكالية.
ومن الخطابات الرسمية المهمة ما يخص الرسائل التي يتم توجيهها إلى الجهات الحكومية، ويمكننا تعريف الخطاب الحكومي الرسمي بأنه عبارة عن الخطاب المكتوب بطريقة رسمية، ويتقدم به الشخص إلى جهة رسمية حكومية لطلب الحصول على مساعدة مالية أو وظيفة أو ترقية في المنصب، أو للحصول على خدمة معينة أو الموافقة على طلب معين، ويتم اتباع بعض الخطوات الأساسية لكتابة مثل هذا الموضوع بشكل سليم، كما يفضل العمل على اتباع صيغة رسمية معينة في كتابة الخطاب، ولا سيما الخطابات الرسمية المبعوثة لجهة رسمية حكومية.
ومن هنا يأتي أهمية كتابة الخطابات الرسمية الذي يمكننا الاستعانة به والاستفادة منه بالدرجة الأولى.
كتابة خطاب رسمي
تتعدد أنواع الخطابات الرسمية؛ حيث يتعرّض الجميع في وقتٍ ما إلى حادث ما، أو الحاجة إلى أمر ضروري، مما يجعله بحاجة إلى القيام بتوجيه خطاب رسمي إلى إحدى الجهات الرسمية المنوط منها الرد على ذلك الخطاب، ومعالجة ما تدور فيه من قضية أو معضلة.
فعلى سبيل المثال إذا كان كتابة الخطابات الرسمية؛ من أجل الحصول على مساعدة مالية، فإنه يمكننا القيام بتوجيهه إلى الديوان الملكي أو الملك أو ولي العهد، أو إلى مكتب أحد الأمراء، أو الأميرات، أو إحدى الجمعيات الخيرية أو فاعلي الخير.
وفي حال أن كانت كتابة الخطابات الرسمية بخصوص الحصول على ترقية أو زيادة في الراتب، أو النقل من الوظيفة، فإنه يمكننا تقديمه إلى رئيس العمل، أو إلى القاضي، أو إلى هيئة النزاهة.
أما إذا كان كتابة الخطابات الرسمية؛ من أجل الحصول على توظيف، فيمكن القيام بتوجيه هذا الخطاب إلى الملك أو الديوان الملكي أو إحدى الوزرات أو الشركات أو المؤسسات، وهذا الأمر يتطلب من الشخص المذكور متابعة بالإعلان عن ذلك في إحدى الصحف أو الجرائد، أو في الموقع الإلكتروني الرسمية الخاصة بالمؤسسات أو الشركات، ومن ثم القيام بإرسال ذلك الخطاب إلى الجهة التي قامت بالإعلان عن حاجتها لموظفين جدد.
وفي واقع الحال فإن تنوع الخطابات وتعدد أغراضها، يقودنا إلى أن نستعين بأحد مواقع الخطابات الرسمية المختصة بكتابة هذه الخطابات وتحريرها، وهذا الأمر يتطلب كتابة الخطاب الرسمي من خلال الاعتماد على مجموعة من الخطوات النظرية التي لا بد من اتباعها بشكل تسلسلي ومنطقي، وذلك على النحو الآتي:
- بداية لا بد في مستهل كتابة الخطابات الرسمية من تدوين بالبسملة “بسم الله الرحمن الرحيم” فالبسملة مفتتح وجداني لحلول البركة، وبعث الأمل.
- الإشارة إلى الجهة المختصة التي سيرسل إليها كتابة الخطابات الرسمية مثل: الأخ مدير التوظيف في وزارة……………. .
- توجيه التحية المناسبة إلى الجهة المختصة باستقبال كتابة الخطابات الرسمية، وعادة ما تكون صيغة التحية بـ (السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، تحية طيبة، أما بعد).
- تحديد موضوع كتابة الخطابات الرسمية بطريقة مختصرة وواضحة، مثل: الموضوع: خطاب لغرض طلب وظيفة.
- تقديم أسمى عبارات الشكر والتقدير والثناء للجهة المنوطة باستقبال كتابة الخطابات الرسمية، مع ضرورة الحرص على الإشادة والثناء بجهود تلك الجهة في تذليل الصعوبات أمام المواطنين.
- متن كتابة الخطابات رسمية لا بد أن يراعى فيه أن يكون دقيقًا وواضحًا في وصف الطلب أو سبب إرسال الخطاب، ومقتضبًا قدر الإمكان.
- خاتمة كتابة الخطابات رسمية بجملة تحية (ولكم جزيل الشكر)، أو غيرها من جمل التحايا.
- تذييل كتابة الخطابات الرسمية بالمعلومات الشخصية لصاحبه، وهي: الاسم، ورقم الهوية الوطنية، ورقم الهاتف المحمول، ورقم الهاتف المنزلي، والبريد الإلكتروني، وعنوان السكن، وتاريخ الخطاب، والتوقيع أو البصمة.
- لا بد من تعزيز كتابة الخطابات الرسمية بمجموعة من الأوراق والمستندات الرسمية؛ بهدف التأكد من صحة المعلومات الواردة فيه.
أخيرًا لا بد عند كتابة الخطابات الرسمية، بأن يكون شكل الخطاب الرسمي لا بد أن يتكون من الخطوات الآتية:
- أن يتم طباعة الخطاب الرسمي على ورق أبيض أو أصفر سادة، أو ورق يحتوي على شعار الجهة المختصة، ويمنع تمامًا الرسم أو وضع أشكال في الخطاب؛ حتى يبدو الخطاب أكثر رسمية.
- لا بد أن تكون الكتابة ببرنامج Word، وأن يكون نوع الخط Arial، وحجمه 16. وفي حالة أن تمت كتابة الخطاب الرسمي بخط اليد لا بد أن تكون الكتابة بالقلم الأزرق؛ من أجل سهولة تمييز الأصل عن الصور بعد ذلك.
- لا بد أن تتراوح المسافات بين الأسطر في الخطاب الرسمي ونصف سنتيمتر.
- لا بد أن تكون الكتابة في منتصف الورقة مع عدم وضع البراويز.
طريقة كتابة خطاب رسمي
بسم الله الرحمن الرحيم
سعادة الأستاذ الفاضل مدير التوظيف في وزارة التعليم
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
تحية طيبة، أما بعد:
الموضوع: خطاب رسمي طلب توظيف.
أتوجه إليكم سيدي الكريم بخالص عبارات الشكر والتقدير والامتنان على ما تقدمونه من أعمال نبيلة، ولا سيما توفير الفرص الوظيفية للشباب من أبناء هذا البلد الباحثين عن الالتحاق بسلك التعليم في المؤسسات التعليمية المنتشرة في عموم البلاد.
وبالإشارة إلى الموضوع أعلاه، فإنني أضع بين يديكم هذا الطلب، وهو طلب الحصول على وظيفة، حيث أنني حصلت على شهادة البكالوريوس في تخصص الرياضيات، ومنذ ان تخرجت قبل ثلاث سنوات، وأنا أبحث عن درجة وظيفية أستطيع بها الحصول على مستحقات مالية تعينني في مواجهة متطلبات العيش مع أسرتي.
أرجو من سيادتكم أن تتكرموا بمنحي درجة وظيفية في إحدى المدارس الحكومية، فأنا أمتلك المؤهل العلمي، وبعضًا من شهادات الدورات التدريبية في طرق التدريس، وقد أرفقت لكم مع خطابي هذا سيرتي الذاتية، ونسخة من شهاداتي الأكاديمية، وشهادات التقدير التي حصلت عليها.
وأسأل الله أن يجعل ذلك في ميزان حسناتكم.
والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته.
الاسم/……….
رقم الهوية الوطنية/………..
رقم الهاتف المحمول/………..
رقم الهاتف الأرضي/…………..
البريد الإلكتروني/………
عنوان السكن/………….
تاريخ تقديم الخطاب/……..
التوقيع أو البصمة/……..
فن كتابة الخطابات الرسمية pdf
يطيب لنا أن نتطرق في هذا المحور إلى أهمية الخطابات الرسمية، وذلك من ناحية اتصافها بسمات قلَّما توجد عنده غيره، ونحن بدورنا نشد العزم والهمة لقرائنا الكرام، ونبذل الجهد؛ حرصًا منا على تلبية طلباتهم على الدوام، وتسهيلًا لهم لما يرغبون في الحصول عليه من خطابات رسمية.
وحتى تتضح تقسيمات كتابة الخطابات رسمية باعتبارهما أحد الوسائل المهمة من وسائل الاتصال، فإن الخطابات تعتبر وسيلة التخاطب الكبرى بين الدوائر المختلفة في المؤسسات الحكومية وغير الحكومية، وعلى مستوى الفرد والمؤسسة أيضًا، وهذا من أهم الأسباب والظروف التي قادتنا لطرح هذا المقال.
فضلًا عن ذلك فإن تقديم خطاب رسمي من أي شخص أو جهة، فإنه لا شك يختصر الجهد والمسافة بين مواقع جهات المراسلة المتعددة، وبالتالي فإنه يمكننا أن نصنف الخطابات الرسمية بأنها عبارة عن وثيقة قانونية يمكن الرجوع إليها عند الحاجة، والتي تحظى بأهميتها الكبيرة لما تتخذه من طابع رسمي.
كذلك فإن الخطابات الرسمية وسيلة من وسائل الإعلان عن أمر أو آخر، ولا سيما طلب الحصول على وظيفة، أو مساعدة مالية، أو نقل موظف من جهة إلى أخرى؛ حيث إن كتابة خطابات الرسمية تصلح لاستخدامها للكثير من القضايا والمعضلات التي بحاجة إلى حل من الجهات ذات الاختصاص.
ونحن نتناول الأهمية التي تتضمنها كتابة خطابات الرسمية فإن هذه الخطابات تنقسم إلى مجموعة من الأقسام، فمنها الخطابات الإدارية، والخطابات المالية، والخطابات التجارية، وغيرها من أنواع الخطابات التي تحظى بأهمية كبيرة.
وعلى هذا الأساس فإن الخطابات الرسمية تعتبر بمثابة الرسالة التي تتعلق بالجوانب الوظيفية، ومن الأمور التي يجب الأخذ بها ومراعاتها في كتابة خطابات الرسمية ما يتعلق بالدقة والوضوح في ألفاظ الخطابات وأفكارها، فضلًا عن ضرورة تحري الصدق في المعلومات التي تضمنها الخطاب، وأن يتم تعزيز ذلك بالأوراق والمستندات الرسمية التي لها أثرها الإيجابي على جميع أنواع الخطابات.
ومن ناحية أخرى فإن الخطابات الرسمية لا بد أن تتميز بالموضوعية، والابتعاد عن الألفاظ الأدبية، والمحسنات البديعية الشعرية، بمعنى أن الخطاب الرسمي لا بد أن تكون لغته رسمية وصارمة، ناهيك عن ضرورة التنبيه إلى أن الخطاب الرسمي لا بد أن يكون مختصرًا وواضحًا، وبعيدًا عن الإيجاز غير المخل في المعنى، وهي أهم صفة في الكتابة الوظيفية.
كذلك لا بد عند كتابة الخطاب الرسمي أن يتم الابتعاد عن العاطفة، واتخاذ الأسلوب التقريري المُقنع، وهو الأسلوب الذي يهدف إلى توضيح الموضوع الذي تناوله الخطاب الرسمي ويرغب صاحبه أن يحصل على حل له، ولا بد في الخطاب الرسمي من الإشارة إلى رقم الخطاب، وتاريخه، وموضوعه.
ومن ناحية أخرى فإنه لا بد عند صياغة الخطاب الرسمي أن يكون متسلسل الأفكار، ومنطقي العرض، ولا يتم الانتقال من توضيح فكرة إلا بعد تغطيتها.
طريقة كتابة خطاب رسمي للمدير
وفي هذا المحور الأخير نشير إلى أنه عند كتابة خطاب رسمي للمدير لا بد أن تتم كتابته بطريقة رصينة ومؤثرة، ولها القدرة على الإقناع، فضلًا عن ضرورة كتابة الخطاب باللغة العربية الفصحى، وأن يتم التأكد من خلو الخطاب من الأخطاء الإملائية والنحوية واللغوية.
كما أن هذا الخطاب لا بد أن يتم تقديمه إلى الجهات المختصة وفق الطرق والوسائل التي تتيحها كل جهة، والاهم من ذلك كله أن يحظى الخطاب الرسمي إلى المدير بالموافقة، ويتمكن صاحبه من تحقيق الهدف الذي يطمح إلى تحقيقه.
اقرأ أيضًا: كيفية كتابة خطابات شكر رسمية 2022
أعزاءنا القراء، كنا معكم في خطوات منوعة مع مقالنا لهذا اليوم عن: كتابة الخطابات الرسمية، تعرفنا معكم فيه على أهمية كتابة الخطابات الرسمية، والخطوات النظرية التي لا بد من اتباعها عند كتابة الخطابات الرسمية، وكذلك تعرفنا على ذلك بالشرح العملي التطبيقي من خلال إيراد نماذج تطبيقية شارحة.
وللحصول على الخدمات الكتابية المختلفة يمكنك طلب الخدمة مباشرة من خلال التواصل معنا عبر هذا الرقم: (0537766633)
